¿Cómo hacer reclutamiento masivo?

Cómo hacer reclutamiento masivo sin morir en el intento.

Son muchas las empresas que manejan más de 30 candidaturas anuales. En concreto, un profesional de RR. HH. de una gran compañía puede llegar a ver entre 10.000 y 20.000 candidaturas al año. Estamos hablando de reclutamiento masivo, es decir, de una captación a miles de aspirantes que puede convertirse en un auténtico reto si carecemos de las herramientas apropiadas.

Con el reclutamiento masivo se busca cubrir rápidamente todos esos puestos generados, escalando el proceso habitual. Sin embargo, no hacerlo de la manera adecuada puede acabar generando grandes pérdidas. Para que nos hagamos una idea, el coste de una mala contratación equivale al 31% del salario anual de ese trabajador.

Por eso, los dos puntos clave a la hora de realizar un proceso de reclutamiento masivo es la rapidez del proceso –para que las personas puedan incorporarse cuanto antes al puesto de trabajo– pero también la calidad del mismo –para encontrar a los candidatos más apropiados–.

En el lado opuesto, no es un reclutamiento masivo aquel que:

Se realiza mediante entrevistas individuales a cada uno de los candidatos.
Busca incorporar a una o dos personas para un puesto concreto.
Quiere encontrar un candidato porque el antiguo empleado ha decidido poner fin a su trayectoria laboral en la empresa.
No tiene un plazo de incorporación marcado a corto plazo.

Existen herramientas que nos permiten, de manera sencilla, cumplir con esta primera premisa. Hablamos del profesiograma. Se trata de un documento en el que la empresa recoge de forma resumida cuáles son las características, capacidades, aptitudes y valores que deben reunir los candidatos.

Facilita la tarea de los responsables de RR. HH. en el momento de realizar un reclutamiento masivo porque les permite filtrar a los candidatos descartando a aquellos que no reúnan los requisitos planteados.

Quizá te preguntes, ¿Cómo elaboro un profesiograma? Debe recoger los siguientes datos:

A qué categoría profesional pertenecen los puestos ofertados.
Qué requisitos técnicos, formación, conocimientos y habilidades deben dominar los candidatos.
Si es un trabajo individual o en equipo.
Dónde se desarrollará la jornada laboral y cuál será el horario.
Funciones específicas y detalladas sobre la actividad de esos profesionales y los resultados que se esperan de ellos.
Actitudes imprescindibles con las que deben contar los trabajadores para afrontar con garantías los puestos de trabajo ofertados en el reclutamiento masivo.
Valores y características de la empresa en sí.
Detalles de los riesgos que implica el desarrollo de la actividad laboral de esos puestos a los que se postulan.

¿Cómo elaborar un plan de reclutamiento de personal?

Para seleccionar al aspirante idóneo para un determinado puesto de trabajo, se necesita seguir un plan de reclutamiento de personal.

1. Definir el perfil de la vacante

Si bien es cierto, puede haber distintos perfiles que se adapten a un mismo puesto, lo ideal es destacar las características más importantes con el objetivo de poder crear un filtro, que nos ayude a una mejor selección. Para cada puesto de trabajo se debe definir un perfil, sin embargo, responder a las siguientes preguntas puede ser un buen comienzo:

¿Se requiere experiencia?
¿Qué habilidades exige el puesto?
¿Es necesario tener conocimientos técnicos?
¿Qué valores son prioritarios?
¿Puede trabajar en equipo y bajo presión?
¿Cuál es el nivel de estudios requerido?
¿Cuáles serán sus principales actividades y responsabilidades?

2. Buscar y convocar

Una vez establecido el perfil para cubrir el puesto, se debe dar a conocer la vacante. Estos son algunos medios para reclutar personal:

Avisos y anuncios.
Agencias de reclutamiento de personal.
Promoción interna.
Bases de datos.

Cabe señalar que según el perfil de la vacante, un medio puede ser mejor que otro, por ejemplo si buscamos personal con experiencia y capacitados, una agencia de reclutamiento e incluso la competencia son las mejores opciones. Si por el contrario necesitamos gente joven, las redes sociales pueden ser un buen canal para captar talento.

3. Evaluar

Ya tenemos un grupo de postulantes, ahora es necesario hacer una pre selección para elegir a los mejores. Esta etapa es muy importante porque en la medida en que nuestros filtros sean más efectivos, reduciremos tiempo, esfuerzo y recursos en el proceso de reclutamiento de personal.

Revisión de currículum. Para este primer filtro nos será de gran ayuda el perfil que definimos en la primera etapa.
Entrevista preliminar. Suele realizarse con la finalidad de corroborar si cumple con los requisitos del perfil.
Consulta de referencias. Es importante ponerse en contacto con las referencias brindadas por el aspirante, tanto para confirmar si la información proporcionada es correcta, como para saber acerca de su desempeño en antiguos trabajos.
Pruebas de conocimiento. Como su nombre lo dice, sirve para saber si el postulante tiene los conocimientos necesarios para el puesto.
Pruebas psicológicas. Son necesarias para cerciorarse que la persona es equilibrada.
Entrevista final. Sirve para conocer en profundidad al candidato y en ella suele estar presente el jefe del área o departamento en cuestión.

Un error muy común es que muchas empresas, en su afán de reducir costos, omiten alguna de estas fases. Lo que provoca que la contratación no sea la correcta y se tenga que retomar el proceso para elegir a un nuevo candidato.

4. Seleccionar y contratar

Aquí es cuando se toma la decisión de quien será el nuevo empleado y se realiza la firma del contrato. Dicho documento debe hacer mención de cuál es el cargo a desempeñar, funciones, sueldo, duración e incluso si existe un periodo de prueba. Cualquier aspecto que sea necesario recordar debe ser incluido.

5. Capacitar

Esta última etapa no debe subestimarse, pues de ella depende la rápida adaptación del nuevo miembro de la empresa y por ende, que los resultados lleguen más pronto. Algunos puntos a destacar dentro de esta etapa son:

Asignarle un tutor que lo capacite.
Mostrarle las instalaciones y áreas de la empresa.
Presentarle a sus jefes inmediatos y compañeros.
Proporcionarle un manual con las políticas, normas y procesos de la compañía.

Para finalizar, un plan de reclutamiento debe hacerse de forma anticipada, esto para que no existan presiones que obliguen a tomar una decisión equivocada o se omitan etapas cruciales.

Mantén actualizada tu base de datos de candidatos.

Cuando realizamos un proceso de selección muchos candidatos quedan fuera porque no cumplen con los requisitos demandados para un puesto en concreto. Eso no quiere decir que en un futuro no sean de interés para la compañía.

Actualizar la propia base de datos de la empresa es imprescindible para afrontar con garantía de éxito posteriores procesos. Si queremos llevar a cabo un reclutamiento masivo resulta aún más importante porque accederemos a los candidatos que más se adecúen a las necesidades de una manera sencilla.

Solo tendremos que filtrar con palabras clave dentro de la base de datos y aparecerán los candidatos idóneos para comenzar con las entrevistas y las siguientes fases de selección hasta llegar a su contratación final.