Beneficios de una reunión Kick Off

Beneficios de una reunión Kick Off

• Promueve la confianza mutua en las relaciones profesionales.
• Refuerza el liderazgo de los responsables del proyecto.
• Permite alinear la relación y las sinergias entre una organización y sus clientes.
• Motiva al equipo, porque sus miembros están involucrados directamente, y no se están limitando a «cumplir órdenes».
• En el caso de reuniones Kick Off para clientes, les permite conocer a los miembros del equipo que trabajarán en el proyecto, y la organización lo puede aprovechar como credenciales que garanticen un resultado satisfactorio. Así también se conocen los diferentes roles del equipo.
• Asegura un proyecto más controlado y con menor aparición de errores o situaciones imprevistas, debido a que se han delimitado claramente las tareas y las responsabilidades.

Pasos para implementar un Kick Off

• 1. En primer lugar, será preciso que los responsables del proyecto hagan un sondeo (por ejemplo, valiéndose de un software de encuestas) para fijar la naturaleza de la audiencia, así como la mejor localización (fecha y lugar) para que el evento resulte efectivo.

• 2. La reunión deberá resultar atractiva para la audiencia, esto es, que los asistentes puedan participar activamente; será conveniente prepararse para responder a las posibles preguntas que se planteen durante el Kick Off.
• 3. Un Kick Off tiene (o ha de tener) motivos justificados para celebrarse; por lo tanto, será importante recabar la información relevante que lo contextualice, como datos y cifras propias (y, por qué no, de la competencia).
• 4. Es necesario definir los objetivos estratégicos, así como el detalle de las operaciones y estrategias a seguir
• 5. Si la reunión inicial se celebra en torno a un proyecto cuantificable, será conveniente definir tanto sus costes como una previsión de los beneficios que reportará.
• 6. Es posible que surjan situaciones imprevistas y problemas sobre la marcha: es necesario tratar de tenerlas en cuenta y, para ello, será fundamental escuchar lo que tengan que decir al respecto las partes implicadas que vayan a trabajar en el día a día del proyecto. Cuidar la comunicación interna es fundamental en este sentido.
• 7. Es muy importante definir una serie de herramientas de seguimiento del proyecto que motive el Kick Off, como un protocolo de control del flujo de trabajo.
• 8. Por último, se recomienda confeccionar un extracto del Kick Off en un acta a la que puedan acceder todos los asistentes.

Un Kick Off puede constituir un punto de partida realmente útil y valioso para el devenir de una relación profesional con clientes o colaboradores. Además, un buen Kick Off interno (orientado a la plantilla) conseguirá motivar e involucrar a los trabajadores en los diferentes proyectos que requieran de su trabajo, así como fomentar una mayor unión entre los empleados y los jefes.

La elaboración de encuestas internas permitirá recabar información sobre las impresiones de los empleados respecto al desarrollo de las reuniones Kick Off. Al expresarse de manera individual y confidencial, las valoraciones que recibirán los responsables de RR. HH. serán muy valiosas para planificarlas futuras reuniones.